Подготовительные работы при офисном переезде

Офисный переезд подразумевает сбор, упаковку и перевозку канцелярии, оргтехники, мебели и документов.

Процесс занимает много времени и сил. Чтобы минимизировать остановку рабочего процесса, нужно правильно и грамотно организовать переезд офиса.

Для облегчения процесса подготовки вещей и мебели, некоторые компании пользуются услугами мувинговых компаний. Как грамотно организовать офисный переезд в Киеве?

Этапы подготовки офиса к переезду

Чтобы выполнить работу без ущерба фирме, нужно самостоятельно руководителю организовать весь процесс подготовки к переезду. Его условно можно разделить на четыре основных этапа:

1. Принятие решения. Переезд в новый офис обуславливается рядом факторов: расширение штата сотрудников, увеличение объема работ, смена района на более удобное место расположения. После поиска и выбора нового офиса руководитель созывает сотрудников, оповещая их о дате и сроках переезда. На подготовительном этапе будет уместно составить план нового офиса с указанием мест расстановки мебели, оргтехники, зоны отдыха. Грамотная подготовка включает в себя составление плана-проекта, в котором детально прописаны все действия работников.
2. Выбор компании-перевозчика. Здесь можно выбрать только услуги грузчиков и водителя, либо обратиться в мувинговую компанию. Выбирая фирму, нужно обратить внимание на опыт работы фирмы в этой сфере, наличие отзывов и стоимость предоставляемых услуг. С мувинговой компанией заключается договор об оказании услуг, в котором должны присутствовать пункты, гарантирующие целостность и сохранность перевозимого груза.
3. Подготовительные работы. От этого этапа зависят финансовые расходы, связанные с переездом и отсутствие хаоса, связанного со сбором вещей в последний момент. Для грамотного распределения труда, руководитель назначает ответственных лиц за проведение мероприятий, предоставляет схему мест кабинетов на новом месте. На этом этапе согласовываются этапы переезда с сотрудниками, оглашаются сроки. Проводится инвентаризация оборудования, составляется перечень документации, закупается упаковочный материал.
4. Процесс переезда офиса. Для удобства перевозки канцелярии, оргтехники, расходников, производится их упаковка, маркировка тары. Сотрудники профессиональных мувинговых компаний четко знают этапы выполнения всех действий. После проведения работ, они не оставляют мусор и части упаковочных материалов.

На этом организация офисного переезда считается завершенной. Правильно организованная работа сотрудников, обращение в мувинговую компанию, позволит максимально быстро и без производственных потерь осуществить офисный переезд.