Преимущества депозитарного хранения документов и его особенности

Многие типы бумажных документов требуют длительного хранения. Для такого процесса необходимо специальное помещение и оборудование, обеспечивающее хорошее состояние объектов и быстрый доступ к ним.

Организации и компании в такой ситуации могут использовать депозитарное хранение документов.

Понятие

Подобный вариант предусматривает передачу бумаг от владельцев к уполномоченной организации, которая размещает их в своих хранилищах. Выступать в качестве владельцев могут юридические лица, заключившие соответствующий договор на передачу документов на депозитарное хранение.

Обычно в качестве хранителей выступают библиотеки, архивы и другие подобные организации, имеющие соответствующие помещения, оборудование и специалистов. Для депозитарного размещения допускаются оригиналы бумаг в единственном экземпляре, дубликаты и копии для этой процедуры не используются.

Существует несколько групп документов, предназначенных для подобного размещения:

1. Бумаги имеющие срок хранения до 10 лет.
2. Документы, которые необходимо сохранить более 10 лет.
3. Бумаги, предназначенные для постоянного хранения без срока давности.

Для каждого типа предназначаются свои разделы под размещение бумаг. По истечению срока хранения, депозитарные организации, в соответствии с договором, могут изымать их и утилизировать.

Достоинства

Передав документы на депозитарное размещение, владелец может не беспокоиться об их сохранности. Учреждение, принявшее бумаги, позаботиться об их расположении в условиях предохраняющих от воздействия влаги, пыли, перепадов температуры и ультрафиолетового излучения. Для этого имеются специальные шкафы, столы, тумбы и другое оборудование, специалисты обучены следить за состоянием бумаг, работе с ними при соблюдении максимальной осторожности.

Передавая объекты в хранилище, организации и компании могут существенно экономить на площади помещений, оплачивая точное количество мест в депозитарии, что гораздо выгоднее, чем предоставлять для этого свои комнаты.

Ответственность за каталогизацию, соблюдение условий микроклимата ложится на сотрудников депозитариев, владельцам не требуется тратить средства на наем обслуживающего персонала, начисления ему зарплаты.

Взять документы из хранилища владелец может в любой момент, если потребуется предоставление сведений проверяющим инстанциям. Право собственности на бумаги не передается, оно остается за их владельцами.